Nach dem Tod eines Angehörigen beginnt neben der Trauer ein Weg durch Formulare und Zuständigkeiten. Im Mittelpunkt steht die Sterbeurkunde: Ohne sie geht bei Rentenstelle, Krankenkasse, Versicherungen und Banken fast nichts. Dieser Beitrag erklärt, wer den Sterbefall beim Standesamt anzeigt, welche Unterlagen dafür gebraucht werden, wie viele Sterbeurkunden sinnvoll sind und welche Fristen Angehörige kennen sollten. Die wichtigste Botschaft vorweg: Sie müssen diese Wege nicht allein gehen. Vieles davon übernimmt das Bestattungshaus für Sie, und im Trauerfall erreichen Sie das Bestattungshaus Haller unter 0711 722 09 50.

Wer zeigt den Sterbefall an, und welche Frist gilt?

Jeder Todesfall muss beim Standesamt angezeigt werden, und zwar bei dem Standesamt, in dessen Bezirk der Mensch gestorben ist. Stirbt jemand in Esslingen, ist also das Standesamt Esslingen zuständig, bei einem Sterbefall in Stuttgart das Standesamt Stuttgart, unabhängig davon, wo die Person gewohnt hat. Das Personenstandsgesetz setzt dafür eine klare Frist: Die Anzeige muss spätestens am dritten Werktag nach dem Tod erfolgen (§ 28 PStG). In Stuttgart: das Standesamt des jeweiligen Stadtteils in dem die Person gestorben ist.

In der Praxis müssen Angehörige diesen Gang fast nie selbst machen. Stirbt ein Mensch im Krankenhaus oder im Pflegeheim, zeigt die Einrichtung den Sterbefall schriftlich an. In allen anderen Fällen übernimmt üblicherweise das beauftragte Bestattungshaus die schriftliche Anzeige beim Standesamt, reicht die nötigen Unterlagen ein und nimmt die Sterbeurkunden für Sie in Empfang. Das Gesetz sieht diese Möglichkeit ausdrücklich vor. Für Sie heißt das: Sobald Sie ein Bestattungshaus beauftragt haben, ist die Frist in guten Händen.

Welche Unterlagen braucht das Standesamt für die Sterbeurkunde?

Das Standesamt beurkundet den Sterbefall im Sterberegister und stellt daraus die Sterbeurkunden aus. Dafür werden folgende Unterlagen benötigt:

  • Die Todesbescheinigung (umgangssprachlich Totenschein), die die Ärztin oder der Arzt nach der Leichenschau ausstellt
  • Der Personalausweis oder Reisepass der verstorbenen Person
  • Die Geburtsurkunde der verstorbenen Person

Je nach Familienstand kommen weitere Nachweise hinzu: bei Verheirateten die Eheurkunde (Heiratsurkunde), bei Geschiedenen zusätzlich der rechtskräftige Scheidungsbeschluss, bei Verwitweten die Sterbeurkunde des früheren Ehepartners. Bei eingetragenen Lebenspartnerschaften gilt Entsprechendes mit der Lebenspartnerschaftsurkunde. Viele dieser Dokumente finden sich im Familienstammbuch. Falls Urkunden fehlen, ist das kein Grund zur Sorge: Sie können beim jeweiligen Standesamt nachbestellt werden, das Bestattungshaus hilft dabei.

Was ist der Unterschied zwischen Totenschein, Sterbeurkunde und Erbschein?

Die drei Dokumente werden im Alltag oft verwechselt, haben aber ganz unterschiedliche Aufgaben:

Dokument Wer stellt es aus? Wozu dient es?
Totenschein (Todesbescheinigung) Ärztin oder Arzt nach der Leichenschau Medizinischer Nachweis des Todes, Voraussetzung für Überführung, Bestattung und Beurkundung
Sterbeurkunde Standesamt des Sterbeorts Rechtlicher Nachweis des Todes für Rentenstelle, Krankenkasse, Versicherungen, Banken und Nachlassgericht
Erbschein Nachlassgericht (Amtsgericht) Nachweis, wer Erbe geworden ist und zu welchem Anteil

 

Kurz gesagt: Der Totenschein bestätigt den Tod medizinisch, die Sterbeurkunde macht ihn rechtlich amtlich, und der Erbschein weist nicht den Tod nach, sondern die Erbenstellung. Einen Erbschein braucht es übrigens nicht in jedem Fall: Liegt ein notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll vor oder besteht eine Vollmacht über den Tod hinaus, akzeptieren viele Stellen auch diese Nachweise. Ob ein Erbschein nötig ist, klärt sich meist im Gespräch mit Bank und Nachlassgericht.

Wie viele Sterbeurkunden brauche ich, und wer bekommt eine?

Beantragen Sie gleich bei der Beurkundung mehrere Ausfertigungen, denn etliche Stellen verlangen die Sterbeurkunde, manche davon im Original:

  • Rentenversicherung und Renten Service: für die Abmeldung der Rente und Anträge auf Hinterbliebenenleistungen, hier wird ein Original benötigt
  • Krankenkasse und Pflegekasse: für die Abmeldung der verstorbenen Person
  • Lebens-, Sterbegeld- und Unfallversicherungen: zusammen mit der Versicherungspolice
  • Banken und Sparkassen: für Konten, Depots und Schließfächer
  • Der Arbeitgeber, falls die verstorbene Person noch berufstätig war
  • Das Nachlassgericht, etwa für die Testamentseröffnung oder den Erbscheinsantrag

Man braucht das Original immer nur, wenn man Geld bekommt. Für die meisten Verträge kommt man mit der digitalen Kopie zurecht. Es gibt auch meist je eine kostenlose Urkunde für die Rentenversicherung und das Friedhofsamt. Den Urkundenservice finden Sie hier: https://service.stuttgart.de/lhs-services/psu/

 

Welche Fristen sollten Angehörige kennen?

Die meisten Dinge nach einem Todesfall dürfen warten. Ein paar Fristen sollten Sie aber im Blick haben:

  • Anzeige beim Standesamt: spätestens am dritten Werktag nach dem Tod. Diese Frist hält in der Regel das Bestattungshaus für Sie ein.
  • Lebens- und Unfallversicherungen: so früh wie möglich melden. Viele Versicherungsbedingungen verlangen die Meldung innerhalb weniger Tage, teilweise binnen 72 Stunden. Eine formlose erste Meldung mit der Policennummer genügt zunächst, die Sterbeurkunde kann nachgereicht werden. Prüfen Sie die Bedingungen der jeweiligen Police.
  • Vorschuss auf die Witwen- oder Witwerrente: innerhalb von 30 Tagen. War die verstorbene Person bereits in Rente, können hinterbliebene Ehe- oder eingetragene Lebenspartner beim Renten Service der Deutschen Post einen Vorschuss für das sogenannte Sterbevierteljahr beantragen. Dafür gilt eine Frist von 30 Tagen nach dem Todestag, dem Antrag muss ein Original der Sterbeurkunde beiliegen. Wer die Frist verpasst, verliert den Anspruch auf die Leistung nicht, erhält das Geld aber erst später über den regulären Rentenantrag.
  • Formeller Antrag auf Hinterbliebenenrente: Er muss zusätzlich zum Vorschuss beim Rentenversicherungsträger gestellt werden. Hier drängt die Zeit weniger, Rentenansprüche werden bis zu zwölf Monate rückwirkend gezahlt.
  • Krankenkasse: zeitnah informieren, damit Versicherung und Beiträge korrekt abgewickelt werden.
  • Testament: unverzüglich abliefern. Wer ein Testament der verstorbenen Person findet oder verwahrt, muss es beim Nachlassgericht abgeben.
  • Erbe ausschlagen: innerhalb von sechs Wochen. Wer ein überschuldetes Erbe nicht antreten will, muss die Ausschlagung binnen sechs Wochen ab Kenntnis vom Erbfall gegenüber dem Nachlassgericht erklären (§ 1944 BGB). Wer nichts tut, nimmt das Erbe automatisch an. Bei Zweifeln über den Nachlass lohnt sich früh ein Blick auf Konten und Verbindlichkeiten, im Zweifel mit anwaltlicher Beratung.
  • Finanzamt: Erbschaft innerhalb von drei Monaten anzeigen. Erben sind verpflichtet, den Erwerb binnen drei Monaten ab Kenntnis dem Finanzamt formlos mitzuteilen (§ 30 ErbStG). Ob tatsächlich Erbschaftsteuer anfällt, prüft das Finanzamt danach.
  • Laufende Verträge und Abos: Miete, Strom, Telefon, Mitgliedschaften und Streamingdienste sollten in den ersten Wochen gesichtet und gekündigt oder umgeschrieben werden. Bei Online-Konten hilft unser Beitrag zum digitalen Nachlass weiter. Gerne helfen wir Ihnen dabei in unserem Online-Portal.

Genauso wichtig wie die Fristen ist die Entwarnung: Vieles eilt nicht. Der Grabstein, die Wohnungsauflösung, das Sortieren persönlicher Dinge, all das darf Wochen und Monate warten. Lassen Sie sich von niemandem drängen, auch nicht von sich selbst.

Zwei Stellen müssen Sie übrigens nicht gesondert informieren: Das Melderegister wird über die Beurkundung durch das Standesamt aktualisiert, und die Kirchensteuerstelle erfährt den Sterbefall auf demselben Weg.

Was übernimmt das Bestattungshaus Haller für Sie?

In den Tagen nach einem Todesfall sollen Sie Zeit für den Abschied haben, nicht für Ämter. Deshalb übernehmen wir die Anzeige beim Standesamt in Stuttgart, Esslingen, Leonberg, Leinfelden-Echterdingen, Ostfildern oder am jeweiligen Sterbeort, stellen die Unterlagen zusammen und besorgen die Sterbeurkunden in der benötigten Zahl. 

Was in den ersten 24 Stunden nach einem Todesfall wichtig ist, haben wir in unserer Checkliste für den Trauerfall zusammengefasst. Und wer für die eigenen Angehörigen vorsorgen möchte, kann viele dieser Wege schon zu Lebzeiten ebnen: mit einer geordneten Dokumentenmappe und einer Bestattungsvorsorge. Sprechen Sie uns gerne an. Im Trauerfall erreichen Sie uns unter 0711 722 09 50.

Häufige Fragen zur Sterbeurkunde und zu Behördengängen

Wie schnell muss ein Sterbefall gemeldet werden?

Der Sterbefall muss spätestens am dritten Werktag nach dem Tod beim Standesamt des Sterbeorts angezeigt werden (§ 28 Personenstandsgesetz). In der Praxis übernimmt das beauftragte Bestattungshaus diese Anzeige schriftlich, bei Sterbefällen im Krankenhaus oder Pflegeheim meldet die Einrichtung.

Welche Unterlagen braucht man für die Sterbeurkunde?

Das Standesamt benötigt die ärztliche Todesbescheinigung, den Personalausweis und die Geburtsurkunde der verstorbenen Person sowie je nach Familienstand die Eheurkunde, den Scheidungsbeschluss oder die Sterbeurkunde des früheren Ehepartners. Fehlende Urkunden können nachbestellt werden.

Wie viele Sterbeurkunden sollte man beantragen?

Bewährt haben sich 2 bis 3 Ausfertigungen, denn Rentenstelle, Krankenkasse, Versicherungen, Banken und das Nachlassgericht verlangen jeweils eine Sterbeurkunde, teils im Original. Weitere Exemplare können später beim beurkundenden Standesamt nachbestellt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Totenschein und Sterbeurkunde?

Der Totenschein (Todesbescheinigung) ist der medizinische Nachweis des Todes und wird von der Ärztin oder dem Arzt nach der Leichenschau ausgestellt. Die Sterbeurkunde ist die amtliche Personenstandsurkunde des Standesamts und dient als rechtlicher Nachweis gegenüber Behörden, Versicherungen und Banken.

Was ist das Sterbevierteljahr?

Das Sterbevierteljahr bezeichnet die ersten drei Monate nach dem Sterbemonat, in denen die Witwen- oder Witwerrente in Höhe der vollen Rente der verstorbenen Person gezahlt wird. War die verstorbene Person bereits Rentnerin oder Rentner, kann dafür innerhalb von 30 Tagen nach dem Tod ein Vorschuss beim Renten Service der Deutschen Post beantragt werden.

Muss ich das Finanzamt über den Todesfall informieren?

Erben müssen dem Finanzamt den Erwerb innerhalb von drei Monaten ab Kenntnis formlos anzeigen (§ 30 Erbschaftsteuergesetz). Das gilt unabhängig davon, ob am Ende tatsächlich Erbschaftsteuer anfällt. Das Melderegister wird dagegen automatisch über das Standesamt aktualisiert.

Wo bekomme ich später weitere Sterbeurkunden?

Sterbeurkunden stellt ausschließlich das Standesamt aus, das den Sterbefall beurkundet hat, also das Standesamt des Sterbeorts. Nachbestellungen sind dort jederzeit möglich, in vielen Städten auch online. 

Quellenverzeichnis

  1. Personenstandsgesetz (PStG), §§ 28 bis 31: Anzeige und Beurkundung des Sterbefalls, gesetze-im-internet.de, abgerufen im Juli 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/pstg/__28.html
  2. Deutsche Rentenversicherung: Sterbevierteljahr, Vorschuss für Witwen und Witwer (Meldung und Rentenlexikon), abgerufen im Juli 2026. https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Ueber-uns-und-Presse/Presse/Meldungen/2024/241121-sterbevierteljahr-vorschuss.html
  3. Renten Service der Deutschen Post: FAQ zur Rentenzahlung, Vorschuss auf die Witwen-/Witwerrente (Frist 30 Tage), abgerufen im Juli 2026. https://www.deutschepost.de/de/r/rentenservice/gesetzliche-rente/FAQ.html
  4. Erbschaftsteuer- und Schenkungsteuergesetz (ErbStG), § 30: Anzeige des Erwerbs, gesetze-im-internet.de, abgerufen im Juli 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/erbstg_1974/__30.html
  5. Serviceportal Baden-Württemberg (service-bw): Sterbefall anzeigen, Verfahrensbeschreibung, abgerufen im Juli 2026. https://www.service-bw.de
  6. Bestattungshaus Haller: Begleitung im Trauerfall und Unterstützung bei Behördengängen, abgerufen im Juli 2026. https://bestattungshaus-haller.de